Is een verwerkersovereenkomst met de arbodienst verplicht?

Afbeelding ‘Is een verwerkersovereenkomst met de arbodienst verplicht’

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De AVG heeft consequenties voor u als ondernemer, en ook voor u als werkgever. Een van de verplichtingen uit de AVG is het afsluiten van verwerkersovereenkomsten met verwerkers die persoonsgegevens voor u verwerken. Verwerkers zijn partijen die persoonsgegevens voor u verwerken en niet onder uw gezag staan (zoals werknemers). Bij verwerkers kan gedacht worden aan de externe salarisadministrateur, pensioenverzekeraar, accountant, websitebeheerder of ICT-dienstverlener. Maar hoe zit dat met de arbodienst/bedrijfsarts? De arbodienst/bedrijfsarts verwerkt gegevens van uw (zieke) werknemers; betekent dit dat u een verwerkersovereenkomst dient af te sluiten met de arbodienst/bedrijfsarts?

Wettelijke taken van de arbodienst/bedrijfsarts

Werkgevers zijn verplicht zich bij te laten staan door een arbodienst/bedrijfsarts in bepaalde situaties. In de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) staan de situaties waarin de werkgever zich verplicht dient te laten bijstaan door een arbodienst/bedrijfsarts. Hierbij kan gedacht worden aan: het adviseren bij de begeleiding van zieke werknemers en het uitvoeren van het arbeidsgezondheidskundig onderzoek. De arbodienst/bedrijfsarts heeft hiervoor dus een eigen wettelijke verplichting en voert deze taken dan ook uit onder de eigen verantwoordelijkheid. Omdat de arbodienst/bedrijfsarts hiervoor zelf verantwoordelijk is met een eigen wettelijke grondslag, is géén sprake van een verwerker in de zin van de AVG. De arbodienst/bedrijfsarts is in deze situatie de verwerkingsverantwoordelijke.

Wettelijke taken van de werkgever

In de praktijk komt het vaak voor dat werkgevers de eigen wettelijke taken ook laten uitvoeren door de arbodienst/bedrijfsarts. Een van deze taken is bijvoorbeeld het opstellen van een plan van aanpak samen met de zieke werknemer of het uitvoeren van de eerstejaarsevaluatie. Wanneer de arbodienst/bedrijfsarts meer dan slechts advies geeft over voornoemde verplichtingen van de werkgever, dan is de arbodienst/bedrijfsarts verwerker in de zin van de AVG. Ook wanneer de arbodienst/bedrijfsarts in opdracht van de werkgever meer gegevens verwerkt in het systeem, zal een verwerkersovereenkomst nodig zijn.

Conclusie

Er kan geen eenduidig antwoord worden gegeven op de vraag of een verwerkersovereenkomst nodig is met de arbodienst/bedrijfsarts. Dit hangt af van de vraag of de arbodienst enkel en alleen de eigen wettelijke taken uitvoert (geen verwerkersovereenkomst noodzakelijk) of ook in opdracht van de werkgever andere taken uitvoert (wel een verwerkersovereenkomst noodzakelijk). Tot slot merken wij nog op dat een verwerkersovereenkomst met een bedrijfsarts die in dienst is van de werkgever in geen gevallen noodzakelijk is, omdat er dan sprake is van een gezagsverhouding.

Wilt u door ons een verwerkersovereenkomst laten opstellen of controleren? Of heeft u andere vragen over de AVG of ziekteverzuimbegeleiding? Neem contact op met mr. Marieke van Gelder via mvangelder@vangelderadvocaten.nl of mr. Adriënne van Geel via avangeel@vangelderadvocaten.nl. Telefonisch zijn zij bereikbaar via 088 – 88 40 840.