Voorkom boetes en zorg voor een verwerkingsregister!

Verwerkingsregister

Het ontbreken van een verwerkingsregister betekent 1-0 achterstand voor uw organisatie! Dit blijkt uit mededelingen van de Autoriteit Persoonsgegevens, het toezichthoudende orgaan op privacywetgeving. Heeft u nog geen (volledig en juist) verwerkingsregister?

Wij raden u aan dit zo snel mogelijk in orde te maken!

Wat is het?

Het verwerkingsregister is een register waarin wordt bijgehouden welke verwerkingsactiviteiten binnen een organisatie worden verricht. Een verwerkingsactiviteit is bijvoorbeeld het invoeren van klant- of personeelsgegevens in het digitale systeem, het verzamelen van contactgegevens via de website en het verwerken van werknemersgegevens ten behoeve van de salarisadministratie.

Is het verplicht?

Op grond van de nieuwe privacywet de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is het hebben van een verwerkingsregister voor iedere organisatie verplicht als er structureel persoonsgegevens worden verwerkt. Van structurele verwerking is al snel sprake, bijvoorbeeld als de organisatie persoonsgegevens van klanten of personeel verwerkt.

Kortom, de verplichting tot het bijhouden van het register geldt dus – anders dan door velen gedacht wordt – niet enkel voor grote organisaties!

Belang

Wij zijn van mening dat het verwerkingsregister een van de belangrijkste documenten is die een organisatie in het kader van de AVG moet hebben. Met dit document worden immers alle verwerkingen, risico’s en genomen maatregelen in kaart gebracht.

De Autoriteit Persoonsgegevens kondigde onlangs een onderzoek aan waarbij zij steekproefsgewijs zal controleren in hoeverre organisaties het verwerkingsregister op orde hebben. De Autoriteit beschouwt het aanwezig zijn van een verwerkingsregister als aanwijzing dat de organisatie de privacyregels serieus neemt. Het register is dus feitelijk het belangrijkste document bij de toets of de organisatie voldoet aan de AVG.

Tot slot

Mocht u hulp nodig hebben bij het opstellen of beoordelen van uw verwerkingsregister, dan staan wij graag voor u klaar. Neem vrijblijvend contact op met mr. Marieke van Gelder via mvangelder@vangelderadvocaten.nl. Telefonisch is zij bereikbaar via 088-8840840.