Let op! Voorkom bestuurdersaansprakelijkheid en publiceer de jaarrekening op tijd

jaarrekening

jaarrekening

BV’s moeten jaarlijks hun jaarrekening opstellen en deponeren bij de Kamer van Koophandel. Welke stappen moeten ook alweer worden doorlopen en welke termijnen gelden er? In deze blog geven we daarvoor een praktisch stappenplan.

Stap 1: opmaken en ondertekenen van de jaarrekening > uiterlijk binnen 10 maanden

Het bestuur van de onderneming moet binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening opstellen. Toch kan het voorkomen dat de directie meer tijd nodig heeft. De wet regelt dat bij bijzondere omstandigheden uitstel kan worden verleend van maximaal vijf maanden door de algemene vergadering van aandeelhouders.

Bijzondere omstandigheden

Hoewel de wet spreekt over ‘bijzondere omstandigheden’, is dit alleen relevant voor de interne verhoudingen tussen de aandeelhouders en bestuurders. Schuldeisers moeten namelijk rekening houden met het feit dat mogelijk uitstel wordt verleend. In de praktijk zien we daarom dat bijna alle BV’s gebruik maken van deze uitstelmogelijkheid.

Ondertekenen door alle bestuurders

Alle bestuurders die op het moment van het opmaken van de jaarrekening in functie waren, moeten de jaarrekening ondertekenen. Zij dragen gezamenlijk de verantwoordelijkheid voor de opgemaakte jaarrekening. Bij het ontbreken van een handtekening van een bestuurder of commissaris is de BV verplicht de reden daarvan op te nemen in de jaarrekening. De reden hiervoor is dat de algemene vergadering goed en volledig geïnformeerd dient te worden. Is de reden voor de niet-ondertekening dat de bestuurder het niet eens is met de inhoud, dan draagt hij hiervoor geen verantwoordelijkheid.

Stap 2: Vaststelling van de jaarrekening > uiterlijk binnen twee maanden

Vervolgens wordt de jaarrekening vastgesteld door de algemene vergadering van aandeelhouders. Dit moet binnen twee maanden na het opstellen te worden gedaan.

Bij kleinere BV’s komt het vaak voor dat alle aandeelhouders tevens bestuurder zijn (DGA’s). De wet bepaalt dat de ondertekening door de bestuurder dan direct geldt als vaststelling van de jaarrekening. De uiterste termijn is dan dus 10 maanden om de jaarrekening vast te stellen. In de statuten kan daar wel van worden afgeweken, waardoor alsnog een extra termijn van twee maanden voor de vaststelling kan gelden.

Stap 3: Openbaarmaking > uiterlijk binnen 8 dagen

Het bestuur dient de jaarrekening binnen 8 dagen na de vaststelling door de algemene vergadering openbaar te maken, door de stukken te deponeren bij de Kamer van Koophandel. In ieder geval moet de BV uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening openbaar maken. Dit geldt als uiterste termijn voor de deponering.

Overzicht termijnen

Hieronder geven we in een schema overzichtelijk de termijnen weer:

  Termijn Uiterlijke termijn na boekjaar Uiterlijke termijn bij DGA (zonder uitzondering statuten)
Opmaken en ondertekenen 5 maanden met uitstelmogelijkheid 5 maanden 10 maanden 10 maanden
Vaststellen 2 maanden 12 maanden 10 maanden (ondertekenen = vaststellen)
Openbaar maken 8 dagen 12 maanden 10 maanden en 8 dagen

Rechtsvermoeden bestuurdersaansprakelijkheid

Het niet tijdig deponeren van de jaarrekening kan tot grote problemen leiden wanneer er sprake is van een faillissement. Als er een faillissement ontstaat en in de drie jaar ervoor zijn de jaarstukken te laat gedeponeerd, bestaat het wettelijk vermoeden dat het bestuur zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld EN dat dit een belangrijke oorzaak is van het faillissement. Dit kan – behoudens uitzonderingen – alleen voorkomen worden door tegenbewijs te leveren dat andere oorzaken het faillissement hebben veroorzaakt.

Kortom: er is als bestuurder veel belang bij om op tijd de jaarstukken te deponeren. Zijn de cijfers nog niet gereed en definitief? Publiceer dan in ieder geval de voorlopige jaarcijfers binnen de geldende termijnen.

Aanvullend: Tijdelijke Wet COVID-19

Als het niet tijdig publiceren van de jaarrekening een gevolg is van de COVID-19 uitbraak dan wordt dit niet automatisch beschouwd als een onbehoorlijke taakvervulling door het bestuur. Zo kan het zijn dat een zieke bestuurder de jaarrekening niet heeft kunnen opmaken. Daarnaast is het mogelijk dat de algemene vergadering voor aandeelhouders is uitgesteld, waardoor de jaarrekening niet tijdig is vastgesteld. In hoeverre dit de bestuurder ontslaat van aansprakelijkheid, zal de komende rechtspraak uitwijzen.

Juridisch advies/bijstand door Van Gelder Advocaten

Bij eventuele conflicten waarbij u aansprakelijk wordt gesteld omdat de jaarstukken te laat zijn gedeponeerd, staan onze ondernemingsrechtadvocaten voor u klaar. Ook bij andere geschilpunten over het opmaken of vaststellen binnen het bestuur of Ava kunt u bij een advocaat ondernemingsrecht bij ons terecht. Neem contact op met één van onze ondernemingsrechtadvocaten via ondernemingsrecht@vangelderadvocaten.nl of tel. 088-8840840.